Scanservice

Scanservice – professionelle Belegdigitalisierung

Das Scannen ist eine zentrale Dienstleistung der Regler-Systems GmbH. Neben den Standard-Anforderungen an die Beleg-Digitalisierung haben wir uns im Laufe der Jahre auf qualitativ anspruchsvolle Digitalisierung großer Mengen mit einzigartigen Qualitätssicherungsverfahren spezialisiert. Regler : PROCESS bietet Ihnen hierfür qualitativ hochwertige Scanverfahren in Dienstleistung an. Dazu nutzen wir modernste Systeme, um den Informationserhalt Ihrer Belege zu gewährleisten. Nach dem Scannen durchlaufen die Images nochmals eine 100%-Qualitätskontrolle.

Scan-Szenarien

Posteingang

Wir scannen Ihre Posteingänge – schnell, kostengünstig und zuverlässig. Sie brauchen nichts weiter zu tun als Ihre Post auf uns umzuleiten. Diese wird dann innerhalb einer garantierten Zeit (i.d.R. 2-4 Stunden) digitalisiert, klassifiziert und samt Metadaten an Ihr DMS übergeben. Auch das DMS können Sie für diesen Dienst von uns beziehen oder mieten.
Dieses Posteingangspaket steht Ihnen kurzfristig und unabhängig von Laufzeit und Volumen zur Verfügung.

Bestandsakten

Wir scannen Ihre Bestandsakten – Sie sparen den Platz und die Recherchezeiten.
Zu diesem Service gehören vor Ort die Aufnahme der Qualität und Kostenschätzung, Abholung mit Transport, Digitalisierung, Qualitätskontrolle, Indexierung (Erstellung der Metadaten) und die Ausgabe im vereinbarten Exportformat für das Importieren in Ihr Zielsystem. Bestandsakten können alle Arten sein, ob klassischer DinA4-Ordner oder die Bauakte als Hängemappe.
Zugriff auf Ihre Akten behalten Sie dabei jederzeit dank unseres Rechercheservices während der Bearbeitungszeit. Per Anruf oder E-Mail können Sie die Akte anfordern und innerhalb 2 Stunden gescannt erhalten.

Scan-Verfahren

Wir bieten Ihnen einen Scan-Service, der den Fokus auf Qualität und Effizienz setzt, inklusive einer professionellen Verfahrensbeschreibung. Hierbei steht der Schutz Ihrer Daten immer an erster Stelle.

Scanproduktion mit gesichertem Workflow

Ihr Scanauftrag wird nach Abstimmung mit Ihnen in einem eigenständigen Produktionsworkflow eingebettet und mit allen notwendigen Qualitätsmaßnahmen installiert. Einmal konfiguriert gewährt der Scanjob die vereinbarte Qualität und stellt einen reibungslosen Ablauf sicher.
Die Job-Konfiguration ist die Grundlage für eine eindeutig mandanten- und jobgetrenntes Scanverfahren. Alle technisch basierten und in der Verfahrensbeschreibung festgelegten Einstellungen und Qualitätskriterien werden installiert und über einen eigens für diesen ScanJob programmierten Prozess abgebildet. Der Scanprozess unterliegt dann einem professionellen Workflow, der strenge Qualitätsmaßnahmen und Kontrollen innehat.

Transport inklusive

Transport der Dokumente zu Regler Systems. Unsere speziell ausgebildeten Mitarbeiter verpacken Ihre Dokumente in spezielle Transportkisten, welche für den Transport gesichert werden. Eine lückenlose Dokumentation im 4 Augen Prinzip stellt sicher, dass ein Zugriff durch Unberechtigte ausgeschlossen wird.

Demoscan

Durch einen repräsentativen Probescan und der optionalen Vereinbarung eines Pauschalpreises können die Kosten für die Digitalisierung genauestens kalkuliert und ohne Nachberechnung aufgrund evtl. abweichender Imagezahlen eingeplant werden.

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Scan-Engine

Für beste Imagequalität und größtmögliche Kosteneffizienz setzen wir in unserem Scanservice eine umfassende Produktionssteuerungssoftware ein. Diese verfügt neben einer internen Workflow-Engine über eine intelligente Belegerkennung und effektive Qualitätskontrollen.

Anhand der gegebenen Server-Client-Architektur kann eine Scanproduktion bei Bedarf auch via verschlüsselte Datenübertragung auf mehrere Standorte und beliebig viele Arbeitsschritte verteilt werden. Schnittstellen lassen ferner zwecks Plausibilitätsprüfung und Erweiterung der Metadaten der Digitalisate eine Anbindung der Produktion an Ihre Datenbanken zu. Durch die individuelle Jobkonfiguration lässt sich das Exportformat zur Vermeidung aufwendiger Importe oder Konvertierungen importgerecht für Ihr Zielsystem (DMS/ECM) liefern.

Unsere Hochleistungsscanner sind für hohe Volumina ausgelegt und können von der Visitenkarte bis zum DinA0-Format alle Belege verarbeiten. Dabei lässt sich dank hochwertiger Technik und einmalig tolerantem Belegtransport auch schwieriges Beleggut leicht und in guter Qualität digitalisieren.

Scan-Verfahrensbeschreibung

Wir können auf nahezu alle Besonderheiten unserer Kunden detailliert eingehen und so eine passgenaue Scanproduktion für spezielle Anforderungen einrichten.

Da wir jeden Scanauftrag als Ihr professionell umzusetzendes Projekt betrachten, setzen wir mit Ihnen gemeinsam die Qualitätskriterien in der Verfahrensbeschreibung fest und betrachten den gesamten Digitalisierungsprozess, also bspw. auch inkl. Reporting, Rechercheservice, verfügbarer Referenzdaten zur Qualitätsprüfung und die ordentliche Übergabe der Daten an das Zielsystem in Ihrem Haus.

Dieses Vorgehen erlaubt Ihnen - über die einfache Erstellung des reinen Digitalisats hinaus - die möglichst effiziente und reibungslose Durchführung des Scan-Projektes innerhalb Ihres Anforderungsprofils, unter der Priorisierung der festgelegten Qualitätskriterien und innerhalb des vereinbarten Kosten- und Zeitrahmens.

Ein so vereinbartes Verfahren wird installiert und für die laufende Produktion je Scanauftrag sichergestellt. Dies erleichtert außerdem eine Zertifizierung der Scanproduktion, nach z.B. TR-RESISCAN, erheblich.

Datenschutz

Die Daten Ihres Unternehmens werden mit besonders hoher Sorgfalt behandelt werden. Datensicherheit, also der Schutz vor Manipulation, Verlust oder unberechtigtem Zugriff durch Dritte, wird dabei durch geeignete organisatorische, technische Mittel und Standards nach BSI sichergestellt.

Hierzu zählen unter anderem:

- Zutrittskontrollen
- Getrennte Netzwerkstrukturen
- Alarmanlagen und Wachschutz
- 4 Augenprinzip bei Zugriff
- Lückenlose Dokumentation (vom Transport bis zur Bearbeitung)

Sicherer Transport Ihrer Dokumente
Der Transport Ihrer Akten erfolgt in einem verschlossenen und verplombten Behälter. Das Verpacken in die entsprechenden Sicherheitsbehälter erfolgt ausschließlich im Vier-Augen-Prinzip. Eine lückenlose Dokumentation wird ebenfalls sichergestellt.

Aktenlagerung

Die Akten werden in speziellen klimatisierten Sicherheitsräumen mit Zutrittskontrollen und Zutrittsprotokollen bis zur Verarbeitung gelagert. Hierbei ist ein Zugriff durch unberechtigte Dritte ausgeschlossen.

Getrennte Netzwerke (IT-Sicherheit)

Die IT Infrastruktur unseres Scanservices ist vollständig isoliert. Somit wird ein Zugriff von innen wie von außen komplett ausgeschlossen. Die Datenübertragung an Sie erfolgt über gesicherten Filetransfer-Server oder über ein verschlüsseltes Medium sonstiger Art (z.B. USB-Stick, Festplatte).

4-Augen-Prinzip

Die Verarbeitung der Akten erfolgt ausschließlich im 4-Augen-Prinzip. Der Zugriff durch Mitarbeiter der Scanverarbeitung wird hierbei ebenfalls lückenlos dokumentiert.

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Digitale Transformation

Wir begleiten Sie in der Konzeption, Implementierung und managen Ihr Digitalisierungsprojekt bis hin zum erfolgreichen Produktivstart.

Archivierung

Diese ausbaufähige Technik wird nun auch für Kleinst- und Kleinunternehmen, sowie für den Einstieg im Mittelstand verfügbar.

DMS & EIM

Um Informationswege aus der analogen Welt konsequent zu digitalisieren reicht allerdings ein klassisches DMS allein nicht aus.

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