Archivierung

Archivierung – einfach und clever mit CUBE

Mit dem CUBE bietet REGLER:PROCESS eine fertige Archivlösung an, basierend auf bewährter Technik einer umfassenden Digitalisierungsplattform, wie sie für mittelständische und größere Unternehmen gebaut wurde. Diese ausbaufähige Technik wird nun auch für Kleinst- und Kleinunternehmen sowie für den Einstieg im Mittelstand verfügbar – gleichzeitig haben Sie volle Investitionssicherheit, da der CUBE ohne Verlust bis zur vollständigen Digitalisierungsplattform ausbaufähig ist.

Das Archiv, das mitwächst!

Unser sofort einsatzbereites Archiv sorgt für ein unkompliziertes und kostengünstiges Archivieren Ihrer digitalen Dokumente mit hochwertiger Technik.

Darüber hinaus beinhaltet das Archiv auch Workflow-Funktionalitäten in vorkonfigurierter Form mit vordefinierter Dokumentenablagestruktur und Importautomatik für die ein- und ausgehenden zu archivierenden Dokumente und E-Mails.

Dabei ist der CUBE nicht nur ein einfaches Speichermedium, das volltextindizierte Dokumente speichert, Der CUBE bietet tiefgehende DMS-Funktionalitäten und ist nach oben hin bzgl. technischer Ausbaufähigkeit offen!

Highlights:

• Archivieren von beliebigen Dateien
• Importroutine zur automatischen Ablage
• Vorkonfigurierte Dokumentenablagestruktur
• Anzeige von über 300 verschiedenen Dateitypen im Browser inklusive
• Revisionssichere Archivierung
• Erweiterbar um Workflows
• Kein Dokumentlimit

Revisionssichere Ablage plus Automation!

Zertifizierung der Software-Technik nach GOB und IDW PS 880

Nach den Prüfungsstandards IDW PS 880 wurde die Software von einem der führenden Wirtschaftsprüfer Deutschlands 2014 und daraufhin nochmals 2019 auf die Einhaltung der GoBD geprüft und die sicheren Abläufe buchungsrelevanter Prozesse und die revisionssichere Archivierung der Dokumente der Software bescheinigt.

Automation

In Form automatisch gesteuerte Aktivität übernimmt der CUBE folgende Aufgaben:

• Revisionssichere Archivierung von Scandateien, PDF, E-Mails und sonstigen Dateiformaten
• Änderung der Dokumentenindizes
• Löschen von Dokumenten gemäß Konfiguration
• Volltextindexierung für übergreifende Textstellensuche

Highlights:

• Versionierung
• Audit Trail
• Beliebig viele Archive
• Beliebig viele Dokumente
• Deduplizierung
• URL-Integrationsmöglichkeiten in Drittsystemen

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Erweiterbar um fertige Workflows!

Das CUBE-Archiv kann nahtlos zu einer umfänglichen Digitalisierungsplattform mit echter Workflow-Engine aufgerüstet werden. Dabei können beliebig viele, sowohl individuell frei gestaltbare als auch vorgefertigte Prozesse hinzugebaut werden, als auch für die kleinen Anforderungen preislich günstigen Standardprozesse, wie z.B. den CUBE-Prozessen für den Posteingang und den Rechnungen:

CUBE Inbox – Posteingangsprozess

Verwandeln Sie Ihr bestehendes CUBE-Archiv in einen digitalen Posteingangsworkflow und kürzen Sie die Kosten und Durchlaufzeiten Ihrer Posteingangsbearbeitung!

Highlights:

• Weiterleitungen der Post an vordefinierte Abteilungen/Rollen/Gruppen/User
• Benachrichtigungen der involvierten Mitarbeiter
• Überwachung der Erledigung der Postbearbeitung

CUBE Invoice – Rechnungseingangsprüfprozess

Erweitern Sie Ihren Posteingang durch eine effiziente Rechnungsprüfung mit allen beteiligten – so geht keine Rechnung unter!

Highlights:

• Rechnungserfassung der Kopfdaten
• Preisliche Prüfung
• Sachlichen Prüfung
• Freigabe zur Zahlung
• Ablehnungsprozess
• Unterstützung und Abgleich der Erfassung mit Ihren Stammdaten
• Logische Prüfungen der Rechnungen
• Weiterleitungen an vordefinierte Abteilungen/Rollen/Gruppen/User
• Benachrichtigungen der involvierten Mitarbeiter
• Überwachung der Erledigung der Rechnungsprüfung

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Jederzeit funktional erweiterbar!

Der CUBE kann jederzeit leicht mit zusätzlichen Modullizenzen um weitere Funktionen gemäß Ihren wachsenden Anforderungen erweitert werden.

Beispiele zu praktischen Funktionsmodulen, nebst vielen anderen, sind Folgende:

CUBE Outlook

CUBE entlastet Ihr E-Mail-System von den speicherintensiven Anhängen per Platzhalter und bietet gleichzeitig den Zugriff auf das Dokument per Verlinkung zum zentralen CUBE-Archiv.

Bei Ablage der Dokumente können Indexdaten und feste Werte vergeben werden. Dabei können auch bereits archivierte Dokumente erkannt werden und so Duplikate im Archiv vermieden werden. In CUBE archivierte und in Outlook gelöschte Anhänge können wiederum direkt aus dem Outlook-Client heraus geöffnet werden.

CUBE Explorer

Im CUBE archivierte Dokumente können in gewünschter Struktur parallel auch in als virtuelles Laufwerk im Windows Explorer integriert werden.

Gemäß Ihres Zugriffsberechtigungskonzepts können Sie Ihren Mitarbeitern so auch in der gewohnten Windows Explorer-Oberfläche in Form von Dateiordnern die Ablage und Recherche der Dokumente ermöglichen.

Digitale Transformation

Wir begleiten Sie in der Konzeption, Implementierung und managen Ihr Digitalisierungsprojekt bis hin zum erfolgreichen Produktivstart.

DMS & EIM

Um Informationswege aus der analogen Welt konsequent zu digitalisieren reicht allerdings ein klassisches DMS allein nicht aus.

Scanservice

REGLER: PROCESS nutzt dazu ausschließlich modernste Systeme, um den Informationserhalt Ihrer Belege zu gewährleisten.

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